ค ม อการใช งาน DocSYS

Transcription

1 ค ม อการใช งาน DocSYS โปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน Powered by GoodlyThink.com

2 สารบ ญ 1. การใช งานคร งแรก ล อกอ นเข าส ระบบ บ นท กข อม ลแผนก ก ำหนดกล มผ ใช งาน/ก ำหนดส ทธ การใช งาน ก ำหนดข อม ลผ ใช งาน 5 2. สร างต เอกสารและแฟ ม ต เอกสาร (สร าง/แก ไข/ลบ และก ำหนดการร นเลขทะเบ ยน) สร างต เอกสารย อย สร างแฟ มเอกสาร อ พโหลดไฟล แชร แฟ มให แผนก แชร แฟ มให บ คคล/ป องก นบางบ คคลเข าถ งแฟ ม ค นหาแฟ มเอกสาร ค นหาแฟ มเอกสาร เพ มเต ม เปล ยนข อความหน าจอ เปล ยนรห สผ านและข อม ลส วนต ว 18

3 ค ม อโปรแกรม DocSYS : 1 1 การใช งานคร งแรก เม อท ำการต ดต งโปรแกรมเสร จเร ยบร อยแล ว ในการใช งานคร งแรกผ ใช งานต องท ำการก ำหนด ข อม ลพ นฐานท จ ำเป นในการเข าใช ระบบในคร งต อๆ ไปก อนโดยจะม การก ำหนด 1. สร างข อม ลแผนก (อย างน อย 1 แผนก) 2. สร างกล มผ ใช งาน (อย างน อย 1 กล มโดยจะให กล มน เป นผ ด แลระบบ และก ำหนดส ทธ การใช งานให ใช งานได ท กเมน และท ำได ท กอย าง แต เน องจากข อม ลเร มต นโปรแกรมได สร างกล มผ ใช งานประเภทน มาให แล วอ ตโนม ต ) 3. สร างผ ใช อย างน อย 1 คน และก ำหนดให อย ในกล มของผ ด แลระบบ เน องจากในการใช งานคร งแรกย งไม ม ช อผ ใช งานจ งจ ำเป นต องใช ช อและรห สพ เศษ (จะระบ ไว ในค ม อต ดต งหน าส ดท าย) เพ อเข าใช งานไปสร างข อม ลพ นฐานข างต นก อนอย างละ 1 รายการก อน หล งจากน น ผ ใช งานไม ต องใช ช อและรห สพ เศษเข าใช งาน เน องจากช อและรห สพ เศษน จะมองเห นเมน แค บางเมน เท าน น

4 ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : ล อกอ นเข าส ระบบ เน องจากการใช งานคร งแรกต องใช ช อและรห สพ เศษในการเข าใช งานก อนโดย (หล งจากน นใช ช อ และรห สผ านท สร างใหม ในการเข าใช งาน) 1. เป ด Browser (แนะน ำให ใช FireFox) แล วพ มพ URL เพ อเร ยกใช งาน เช น โดยท localhost ค อ ip หร อช อเว บ ของเคร องท ต ดต ง หร อหากใช เคร องท ต ดต ง ท ำงานก ใช ค ำว า localhost ก ได 2. กรอก Username และ Password แล วคล กป ม เข าส ระบบ 1 2 หากใช username และ password พ เศษในการเข าใช งาน ถ ากรอกอย างใดอย างหน งไม ถ ก ระบบจะแจ งว า ช อเข าใช ระบบน ไม ม อย ในระบบ!! ซ งในความเป นจร งช อเข าใช ระบบอาจจะถ ก แต รห สผ าน อาจจะผ ด ท งน เพ อความปลอดภ ย จ งแจ งเต อนในล กษณะด งกล าง หากใช username ท สร างจากระบบ เม อกรอก username หร อ password ไม ถ กต องระบบ จะแจ งให ทราบว า username หร อ password ท ไม ถ กต อง เม อ login ถ กต องจะเข าส หน าจอโปรแกรม โดยคร งแรกจะย งไม ม ข อม ลต เอกสารใดๆ

5 1.2 บ นท กข อม ลแผนก ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 3 1. คล กป มเมน ร ปเฟ อง แล วคล กเมน ข อม ลแผนก จะแสดงหน าจอด งภาพ 2. คล กป ม เพ มข อม ล โปรแกรมแสดงหน าต างส ำหร บเพ มข อม ล กรอกรห สแผนก, ช อแผนก แล วคล กป ม บ นท กข อม ล 3

6 1.3 ก ำหนดกล มผ ใช งาน/ก ำหนดส ทธ การใช งาน ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 4 1. คล กเมน ร ปเฟ อง แล วคล กเมน กล มผ ใช งาน จะแสดงหน าจอด งภาพ 2. เน องจากระบบได ก ำหนดกล มผ ใช งานมาให แล ว 3 กล มในท น จะยกต วอย างการแก ไขกล มผ ใช งานและก ำหนดส ทธ การใช งาน โดยคล กท ป ม แก ไข โปรแกรมแสดงหน าจอส ำหร บแก ไขข อม ล โดยม สาระส ำค ญด งน ค อ A ค อการเข าถ งแฟ ม หมายถ งหากเล อก ตามการเผยแพร ผ ท จะเข าถ งได ค อ เจ าของแฟ ม และบ คคลท อย ในแผนกท ได แชร การเข าถ ง และบ คคลท ได แชร การเข าถ ง แต หากเล อก เข าถ งได ท กแฟ ม ผ ท อย ในกล มน จะเข าถ งแฟ มได ท กแฟ ม แม เจ าของแฟ มจะไม ได แชร การเข าถ งให ก ตาม ยกเว นเจ าของแฟ ม ห ามเข าถ ง แฟ มในระด บบ คคล B ค อ การก ำหนดส ทธ การใช งานในเมน รายการต างๆ (ป มในการ เพ ม, แก ไข, ลบ จะแสดงให เห นตามส ทธ ท ก ำหนด) A B

7 1.4 ก ำหนดข อม ลผ ใช งาน ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 5 1. คล กป มเมน ร ปเฟ อง แล วคล กเมน ข อม ลผ ใช งาน จะแสดงหน าจอด งภาพ 2. คล กป ม สร างใหม โปรแกรมแสดงหน าต างส ำหร บเพ มข อม ลผ ใช 3. กรอกรายละเอ ยดต างๆ ของผ ใช งาน โดยกล มผ ใช งานให เล อกเป น ผ ด แลระบบ (เน องจาก ห วข อท ผ านมาเราก ำหนดช อกล มผ ด แลระบบให ม ส ทธ เข าถ งได ท กเมน 4. คล กป ม บ นท กข อม ล 3 4 หล งจากสร างผ ใช งานแล ว 1 คนให Logout ออกจากระบบแล วใช username และ password ของผ ใช งานใหม ท ได พ งสร างเข าใช งานระบบ

8 ค ม อโปรแกรม DocSYS : 6 2 สร างต เอกสารและแฟ ม ในห วข อน จะกล าวถ งการสร างต เอกสาร และแฟ มเอกสาร โดยท ง 2 ม ความสามารถด งน ต เอกสาร - สามารถก ำหนดการร ปแบบการร นเลขทะเบ ยนของแฟ มได แบบรายต - กรณ ลบต เอกสาร หากในต เอกสารน นม ต ย อย หร อแฟ มอย ระบบจะไม อน ญาตให ลบ (จะ ต อง ลบแฟ มเอกสาร และต ย อยข างในก อนเป นล ำด บช น) แฟ มเอกสาร - แนบไฟล เอกสาร (ไฟล ท อย ในเคร องคอมพ วเตอร ) ได ไม จ ำก ด - สามารถแชร การเข าถ งแฟ มเอกสารได ในระด บแผนก (กล าวค อ ผ ใช งานใดท อย ในแผนกท แฟ มน นแชร การเข าถ งให จะสามารถด เอกสารน นได แต แก ไข และลบเอกสารน นไม ได ) - แฟ มเอกสารอน ญาตให เฉพาะเจ าของแฟ มเป นผ แก ไข และลบเอกสารเท าน น - สามารถแชร การเข าถ งแฟ มเอกสารได ในระด บบ คคล หร อก ำหนดห ามบ คคลใดท ต องการเข า ถ งแฟ มเอกสารน นๆ ก ได

9 ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : ต เอกสาร (สร าง/แก ไข/ลบ) 1. ขณะอย ท หน าแรกของระบบ (คล กท ป มไอคอน Home โปรแกรมจะอย หน าแรก หร อคล กท ไอคอนร ปเฟ อง แล วเล อกเมน ต เอกสาร) ให คล กป ม สร างใหม แล วเล อกเมน ย อย ต เอกสาร 1 2. โปรแกรมแสดงหน าต างส ำหร บกรอกช อต และสามารถก ำหนดร ปแบบการร นเลขทะเบ ยน ของเอกสารของต น น ได 3. คล กป ม บ นท ก เพ อบ นท กรายการ 2 3

10 ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 8 4. คล กป ม แก ไข เพ อเป ดหน าต างส ำหร บแก ไข ช อต เอกสาร หร อการต งค าการร นเลขทะเบ ยน 5. คล กป ม ลบ เพ อลบต เอกสาร (ระบบจะถามย นย นก อนเสมอ และจะไม ลบต เอกสารท เล อก หากต เอกสารน น ม ต ย อย หร อม แฟ มเอกสารอย ด านใน ต องลบ แฟ มเอกสาร หร อต เอกสารย อยด านในก อน) 6. แสดงจ ำนวนแฟ มเอกสารท ม อย ในต เอกสาร 7. ช อต เอกสารท ได สร าง (คล กท ช อต เพ อเป ดต เอกสาร) สร างต เอกสารย อย 1. คล กท ช อต เอกสารท ต องการ 2. คล กป ม สร างใหม แล วคล กเล อกรายการ ต เอกสาร โปรแกรมจะแสดงหน าต างส ำหร บสร าง ต เอกสาร (เหม อนห วข อ 2.1 ด านบน)

11 ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 9 ต เอกสาร รายการพ สด ท อย ในต เอกสาร คอมพ วเตอร คล กท รายการด านซ ายเพ อเป ดต เอกสารต างๆ ได 2.2 สร างแฟ มเอกสาร หากต องการสร างแฟ มเอกสารท ต ใด ให คล กเข าไปท ต เอกสารน น เช น จากภาพด านล าง อย ท ต เอกสาร รายการพ สด แสดงว าแฟ มเอกสารท สร าง จะถ กเก บในต เอกสารช อรายการพ สด (ซ งต เอกสารน อย ใน ต เอกสารคอมพ วเตอร ) 1. คล กป ม สร างใหม แล วคล กเล อกรายการ ต เอกสาร โปรแกรมจะแสดงหน าต างส ำหร บสร าง ต เอกสาร (เหม อนห วข อ 2.1 ด านบน)

12 ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : โปรแกรมแสดงหน าจอส ำหร บกรอกข อม ลเอกสาร ท ำการกรอกข อม ลแฟ มเอกสารแล วคล ก ป ม บ นท กข อม ล เพ อบ นท กข อม ล โดยม จ ดส งเกต ท ส ำค ญค อ A ค อ แท บงานอ นๆ ในแฟ ม แต จะใช งานได ก ต อเม อคล กป ม บ นท กข อม ล หร อเป นการแก ไข แฟ ม B ค อ ป มสร างเลขทะเบ ยนใหม โดยในกรณ ท สร างแฟ มเอกสารพร อมก น 2 เคร องอาจจะได เลขท ทะเบ ยนเด ยวก น หากเคร องใดบ นท กข อม ลก อนก จะได เลขทะเบ ยนน น และเม ออ กเคร องบ นท กข อม ล ระบบจะแจ งว า ทะเบ ยนจะซ ำ จ งจ ำเป นต องกดป มสร างเลขทะเบ ยน (B) เพ อให ระบบสร างเลขทะเบ ยนให ใหม โดยไม ต องกรอกข อม ลแฟ มใหม (หน าจอไม ร เฟรช) A B C 2 C ต วเล อกสถานะ เล อกเผยแพร ระบบจะแสดงช องว นท เร มเผยแพร โดยเอกสารจะเร มแสดงให ผ ใช งาน อ นๆ ได เห น จากว นท ท ก ำหนด เล อกระง บการเผยแพร ช องว นท เร มเผยแพร จะหายไป และเอกสารน จะหย ดแสดงให ผ ใช งานอ นๆ เห นท นท เล อกก ำหนดว นหมดอาย ช องว นท เร มเผยแพร และช องว นท หมดอาย โดยเอกสารจะ เร มแสดง และหย ดแสดงให ผ ใช งานอ นๆ ได เห น จากว นท ท ก ำนก

13 2.2.1 อ พโหลดไฟล ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : คล กแท บ อ พโหลดไฟล 2. คล กป ม เร ยกด เพ อเล อกไฟล จากเคร องคอมพ วเตอร 3. กรอกค ำอธ บาย หากไม กรอกโปรแกรม เม อคล กป ม อ พโหลด โปรแกรมจะก ำหนดข อความ เป นช อไฟล ท แนบแทน 4. คล กป ม อ พโหลด แชร แฟ มให แผนก การแชร แฟ มให แผนก จะท ำให แผนกน นๆ สามารถมองเห นแฟ มเอกสารได โดยคล กท แท บ แชร ให แผนก แล วเล อกแผนกท ต องการให ม ส ทธ เข าถ งแฟ มเอกสาร คล กเล อกแผนกท ต องการให ม ส ทธ เข าถ งแฟ มเอกสาร

14 ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : แชร แฟ มให บ คคล/ป องก นบางบ คคลเข าถ งแฟ ม การแชร แฟ มให บ คคลน นจะท ำให บ คคลท เราเล อกสามารถเข าถ งแฟ มได (แต ถ าม การแชร แฟ ม ให แผนกแล ว แล วบ คคลๆ น นอย ในแผนกท แชร ก ไม จ ำเป นต องแชร ให บ คคลก ได เพราะบ คคลน นจะได ร บ ส ทธ จากแผนก แต ในระบบสามารเล อกได ว า บ คคลท เราแชร จะให เข าถ งแฟ มได หร อป องก นการเข าถ ง) 1. คล กแท บ แชร ให บ คคล/ไม แชร 2. คล กป มเล อกบ คคล โปรแกรมจะแสดงหน าต างเล อกบ คคล ให เล อกบ คคลจากหน าต างท แสดงข นมา 3. เล อกส ทธ การเข าถ ง (สามารถแก ไขได ภายหล ง หล งการคล กป มบ นท กเล อกบ คคลแล ว) 4. คล กป ม บ นท กเล อกบ คคล สามารแก ไขส ทธ การแชร หร อลบบ คคลท แชร แล วได ในภายหล ง

15 3 ค นหาแฟ มเอกสาร ค ม อโปรแกรม DocSYS : 13

16 3.1 ค นหาแฟ มเอกสาร ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 14 กรอก ค ำค น (หร อไม กรอกก ได จะแสดงท กเอกสาร) ท ช องค นหาท ด านบนของเโปรแกรม แล วกด แป มพ มพ Enter โปรแกรมจะแสดงผลการค นหา โปรแกรมแสดงผลการค นหา โดยเร ยงตามช อแฟ ม ซ งส งท โปรแกรมท ำการค นหาค อ - ช อแฟ ม - เลขทะเบ ยน - เลขท ในเอกสาร - ช อไฟล ท ได อ พโหลด หากเป นเจ าของแฟ ม (เป นผ สร างแฟ มน น) ระบบจะแสดงป มแก ไข และป มลบ ผ ใช งานคล กท ช อแฟ ม เพ อแสดงหน าต างรายละเอ ยดแฟ ม เม อคล กท ช อแฟ ม โปรแกรมจะแสดงหน าต างแสดงรายละเอ ยดแฟ ม

17 4 เพ มเต ม ค ม อโปรแกรม DocSYS : 15

18 4.1 เปล ยนข อความหน าจอ ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 16 โปรแกรมอน ญาตให ผ ใช งานเปล ยนข อความ (label) ของหน าจอกรอกข อม ลแฟ มเอกสารได บาง ส วน โดยเม อเปล ยนแล วจะม ผลก บหน าจออ นด งน

19 ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 17 ซ งม ว ธ แก ไขข อความในกรอบส แดง ด งน 1. แก ไขไฟล docsys/protected/views/doc/lang/th.php 2. แก ไขข อความภาษาไทย ท อย ในเคร องหมาย single quote (ห ามลบเคร องหมายน ออก) 3. บ นท กไฟล แล วอ พโหลดไปวางท บของเด มท อย เคร องท ต ดต งโปรแกรม

20 4.2 เปล ยนรห สผ าน และข อม ลส วนต ว ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : คล กท เมน บาร ท แสดงช อเข าใช ระบบ 2. คล กป ม ข อม ล วนต ว แก ไขข อม ล แล วคล กป ม บ นท กข อม ล